ビールデリ

忘年会の幹事や代表として、イベントの成功に向けて事前の準備と当日の進行が非常に重要です。

参加者全員が楽しめるように、細かいところまで気を配る必要があります。

以下では、幹事や代表が準備しておくべき準備物や当日の仕切りについて、他のサイトを参考にせずに解説します。

事前確認・事前準備することは？

忘年会の幹事が準備すべきものは多岐にわたります。

事前の準備がしっかりと整うことで、当日スムーズな進行が可能となり、参加者にとっても楽しい忘年会にすることができます。以下に、幹事が準備すべき主な項目をまとめます。

会場の予約と確認

事前に会場を確保し、予約が確実に完了しているか確認しましょう。

場所を決める際、アクセスの良さや予算に加え、参加人数に見合ったスペースが確保されているかも確認します。

会場に連絡し、日時やコース内容、飲み放題プラン、特別な要望（アレルギー対応や設備の確認）なども再確認しておくと安心です。

参加者の確認

参加者の人数やキャンセルの有無を事前に確認し、最終的な人数を会場に伝えることが重要です。

人数が確定した段階で、料理やドリンクの量を調整する必要があります。

また、参加者に食物アレルギーや食事制限がないか確認し、それに配慮したプランを準備することも大切です。

予算の確認と管理

参加者一人当たりの予算を決め、事前に集金方法を決定しておきましょう。

場合によっては、会費を事前に集めておくと、当日の会計でトラブルを防げます。

支払いの際に「割り勘」にするか、幹事が一括で支払うかも早めに決めておくとスムーズです。

会費の徴収方法

会費を事前に集めるのか、当日徴収するのかを決定し、集金方法を明確にしておきます。

事前に集金する場合は、支払い方法（銀行振込、現金など）を伝えておくと便利です。

進行・スケジュールの計画

タイムテーブルの作成: 開始時間、乾杯のタイミング、食事の進行、余興やゲームの時間、閉会の挨拶など、全体の流れを確認しておきます。

ゲームや余興の準備

参加者が楽しめるような余興やゲーム（ビンゴゲーム、クイズ、カラオケなど）を企画しておくと、会が盛り上がります。景品の用意や進行役を決めておきましょう。

会場内の細かい準備

名札や受付表: 参加者が分かりやすいように、名札や受付表を準備しておくと、初対面の人でもコミュニケーションが取りやすくなります。

座席表の作成

事前に座席を決めておくと、参加者が到着した際にスムーズに席に着けます。人数や関係性に応じて席順を考慮しましょう。

まとめ

幹事や代表として、忘年会を成功させるためには、事前の準備と当日の進行管理が欠かせません。

会場の確認、参加者の把握、予算管理などの準備をしっかり行い、当日は時間配分を調整しつつ、参加者が楽しめるような進行を心がけましょう。

もしも会場探しで悩んでいる場合は、レンタルスペースもオススメ。

レンタルスペースでビールデリのようなビールサーバーをデリバリーする業種と併せて予約すれば、当日は食べ物も飲み物も困ることはありません。

是非、ビールデリもご検討くださいね。