ビールデリ

忘年会の幹事は、大切な役割を果たします。

当日、スムーズに進行するためにも、仕切り内容などを明確にしておいてください。

忘年会で大切な幹事の仕事とは？

会場到着と受付

当日は、できるだけ早めに会場に到着し、準備が整っているか確認します。

受付用のサインや名簿を準備しておき、参加者がスムーズに到着できるようにしておきましょう。

名札を用意すると、初めて会う人との交流がスムーズになります。

乾杯の挨拶と進行管理

忘年会が始まる前に、開会の挨拶や乾杯の音頭を取ることが一般的です。

挨拶は短く簡潔に、かつ盛り上がるような内容を心がけます。

乾杯のタイミングも見極め、乾杯後はみんなが自由に食事や会話を楽しめるようにします。

その後の進行は、食事が終わるタイミングやイベントの内容によって調整します。

時間配分と流れの確認

忘年会の時間が限られている場合は、飲み物や料理の提供時間、余興やゲーム、二次会への移行時間など、全体の流れを把握しておくことが大切です。

進行の目安としては、料理がサーブされるタイミングで会話が途切れないようにしたり、イベントを進行するタイミングを見計らったりすることが求められます。

余興やゲームの準備

会場の雰囲気を盛り上げるために、余興やゲームの準備をしておきましょう。

例えば、「ビンゴゲーム」や「クイズ大会」、「カラオケ」など、参加者全員が楽しめるアクティビティを選ぶと良いです。

ゲームの進行を担当する際は、事前にルール説明や景品の用意をしておき、スムーズに進行できるようにしておきます。

記念写真や写真撮影

忘年会の思い出を残すために、写真撮影の時間も取り入れるといいでしょう。

特にグループでの集合写真は、後で参加者に配ることができ、会の記念になります。

カメラやスマホの準備をしておき、撮影のタイミングを計っておきましょう。

予想外のトラブルへの対処も幹事なら把握しておくべき！

急な人数変更やキャンセル

予想以上に人数が増えたり、直前でキャンセルがあったりすることもあります。

これに備えて、会場には人数変更に柔軟に対応してもらえるように確認しておくと良いでしょう。

幹事としては、事前に連絡を密に取り、状況に応じて臨機応変に対応します。

アルコールのペース管理

飲みすぎて体調を崩す参加者が出ないように、アルコールのペースを見守ることも大切です。

特に飲みすぎを防ぐために、ノンアルコール飲料を提供する、飲み物を適度に交換するなどの配慮をしましょう。

また、酔っ払って暴れる人が出ないように、早い段階で注意することも幹事の役目になります。

閉会の挨拶と後処理

会が終わる時間が近づいたら、閉会の挨拶を用意しておきましょう。

感謝の気持ちを伝えるとともに、無事に楽しい時間を過ごせたことを参加者に共有します。

また、忘年会後の二次会などがある場合は、その案内も忘れずに行いましょう。

会計と支払い

最後に会計をまとめます。

会費を事前に集めている場合は、差額を計算しておき、支払いをスムーズに行います。

幹事が一括で支払う場合は、領収書をもらっておき、後日精算する方法もあります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

忘年会の幹事は、当日アタフタしてしまうことがないようにするためにも考えておくことがたくはんあります。

予期せぬトラブルへの対応や、閉会時のスムーズな会計処理も重要なポイントですから、当日までに流れをイメージしてみてください。

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もし、幹事で忘年会場所が予約できていない場合には会社オフィスやレンタルスペースという手もあります。

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